Mise à jour : 13 octobre 2026

Politique de confidentialité du portail Koja

Cette politique explique comment Koja Property Management protège les renseignements personnels traités dans ce portail : les comptes des locataires, des propriétaires et du personnel, les demandes d'entretien, le logiciel de gestion et les messages envoyés avec les formulaires du site Web. Elle s'appuie sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (LPRPDE).

Personne responsable

Président, Koja Property Management. Pour toute question, demande ou plainte : info@kojapropertymanagement.ca.

Ce que nous recueillons

• Votre compte : nom, adresse courriel, téléphone (facultatif), langue, et la date de votre consentement.
• Locataires : le lien entre votre compte et votre logement, tel que votre gestionnaire l'a déjà inscrit (nom, logement, dates du bail, coordonnées), vos demandes d'entretien (titre, description, photos, permission d'entrer) et vos messages.
• Propriétaires d'immeubles : les immeubles auxquels vous avez accès et vos demandes d'accès.
• Propriétaires qui utilisent le logiciel : les données que vous y entrez sur votre portefeuille (immeubles, locataires, loyers, dépenses, avis).
• Formulaires du site Web (contact, évaluation locative, demande préliminaire, réparation, visite, alertes d'annonces, liste d'attente du déménagement) : ce que vous avez écrit, votre nom et votre courriel, ainsi que la langue et la page du formulaire. Pas votre adresse IP.
• Sécurité : les heures de connexion, l'adresse IP lors des actions importantes (journal d'audit) et des compteurs contre les tentatives répétées. Un seul témoin (cookie) de session et un témoin de langue. Aucun outil publicitaire ni de suivi.

Les photos téléversées sont nettoyées : nous retirons leurs métadonnées, dont la position GPS où elles ont été prises.

Pourquoi

Pour créer et protéger votre compte, recevoir et suivre les demandes d'entretien, permettre aux propriétaires de voir leurs immeubles, faire fonctionner le logiciel, et respecter nos obligations légales. Nous n'utilisons pas ces renseignements à d'autres fins, et nous ne les vendons pas.

Qui y a accès

• Un locataire voit seulement ses propres demandes.
• Le personnel de gestion voit les demandes des immeubles qu'il gère.
• Un propriétaire voit les immeubles qui lui appartiennent et leurs demandes, mais pas les coordonnées des locataires.
• Les messages envoyés avec les formulaires du site Web : le personnel de Koja Property Management.
• Le portefeuille d'un propriétaire n'est visible que par lui et les personnes qu'il invite. Koja n'y accède que si vous le demandez pour du soutien, ou si la loi l'exige.

Où sont gardés les renseignements

Sur les serveurs de notre hébergeur, situés aux États-Unis (Railway). Les renseignements stockés à l'extérieur du Canada sont protégés par notre contrat avec l'hébergeur, mais les tribunaux, les organismes d'application de la loi et les autorités chargées de la sécurité nationale de ce pays peuvent y avoir accès en vertu de ses lois. Les courriels d'avis passent par notre fournisseur de courriel; ils ne contiennent que votre nom et un lien vers le portail, jamais le contenu de vos demandes.

Combien de temps

• Liens d'invitation non utilisés : supprimés 90 jours après leur expiration. Liens de courriel et de mot de passe : 7 jours.
• Comptes jamais confirmés : supprimés après 30 jours.
• Demandes d'entretien terminées (conversation et photos) : supprimées après 7 ans, la durée pendant laquelle un gestionnaire peut en avoir besoin comme registre d'entretien.
• Messages envoyés avec les formulaires du site Web : supprimés après 365 jours, ou plus tôt si vous le demandez.
• Journal d'audit : 3 ans.
• Copies de sauvegarde : 14 jours, au même endroit que les données. Un renseignement supprimé disparaît donc aussi des sauvegardes après ce délai.
• Votre compte : jusqu'à ce que vous le supprimiez. Le portefeuille d'un propriétaire est supprimé avec son compte.

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, accès selon le rôle de chaque personne, journal des actions importantes, sauvegardes quotidiennes. Si une atteinte aux mesures de sécurité présente un risque réel de préjudice grave, nous la déclarons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et nous avisons les personnes touchées. Chaque atteinte est consignée dans notre registre, conservé 24 mois.

Vos droits

• Accès : téléchargez vos renseignements dans un format courant (JSON) depuis Mon compte.
• Rectification : modifiez votre profil, ou demandez à votre gestionnaire de corriger les renseignements de votre bail.
• Retrait du consentement et suppression : supprimez votre compte depuis Mon compte, ou écrivez-nous.
• Plainte : écrivez au responsable ci-dessus. Vous pouvez aussi vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Nous répondons aux demandes écrites dans les 30 jours.